Las VDR: ¿una nueva realidad de las salas de datos o un fenómeno exagerado?

¿Qué es una VDR (sala de datos virtual)?

La mayoría de la gente tiene una idea de lo que es una VDR o ha trabajado con ella en el pasado. La definición de Wikipedia de una VDR es un repositorio de información en línea que se utiliza para el almacenamiento y la distribución de documentos.

Trabajamos en el campo de las fusiones y adquisiciones y describiríamos una sala de datos virtual como un entorno para presentar todo el material y los documentos pertinentes de la empresa a las partes interesadas. Estas partes son en su mayoría posibles compradores (o inversores) de una empresa. El material abarca desde documentos jurídicos, financieros o generales sobre la empresa y puede ser muy extenso.

Cuándo se utiliza una VDR (en el ámbito de las M&A)

En la mayoría de los casos, una sala de datos virtual se utiliza para facilitar el proceso de Due Diligence durante una transacción de fusiones y adquisiciones. También puede ser el caso de las transacciones de capital privado y de capital riesgo. Durante el proceso se presentan datos de la empresa, a menudo confidenciales, a los compradores interesados. De este modo, estos posibles compradores pueden profundizar en el conocimiento de la empresa en venta y pueden comprobar elementos cruciales en los que ven posibles riesgos. Los compradores interesados pueden acceder a áreas específicas de la empresa y realizar varios tipos de Due Diligence (legal, fiscal, operativa, financiera, etc.).

¿La sala de datos física está perdiendo su existencia?

En una sala de datos física, la información se pone a disposición en forma de archivos y documentos que se colocan en carpetas, archivadores y cajas. Los inversores, posibles compradores y licitadores potenciales hacen que sus equipos de diligencia debida acudan al lugar físico y analicen la información disponible. Una sala de datos física es segura, ya que no se puede copiar ningún documento ni se permite que salga de la sala a menos que lo autoricen las personas correspondientes. Hacer que la gente se desplace a un lugar físico parece algo del pasado. Por ello, vemos que las salas de datos físicas están perdiendo su posición frente a las salas de datos virtuales. Actualmente esperamos que entre 10% y 25% de todas las transacciones de fusiones y adquisiciones sigan utilizando una sala de datos física. ¿Qué porcentaje cree que sigue utilizando una sala de datos física?

La transición de una sala de datos física (DR) a una virtual (VDR)

El proceso de Due Diligence ha utilizado tradicionalmente una sala de datos física para llevar a cabo la divulgación de documentos. Por razones de coste, eficiencia y seguridad, las salas de datos virtuales han sustituido ampliamente a las salas de datos físicas más tradicionales. A continuación damos más información sobre estas ventajas y las razones por las que se prefieren las salas de datos virtuales (VDR) a las físicas (DR). ¿Cree que la sala de datos física seguirá utilizándose en el futuro?

¿Cuáles son las ventajas de una sala de datos virtual en comparación con una sala de datos física?

Vemos muchas ventajas de una sala de datos virtual en comparación con una sala de datos física. Aunque la VDR en la práctica está lejos de ser perfecta todavía, creemos que el proceso de Due Diligence debida a través de las salas de datos ha recorrido un largo camino. Los procesos de diligencia debida pueden y están siendo optimizados. Sin embargo, la VDR no es todavía más que un entorno técnico. La gestión completa de un proyecto de Due Diligence ejecutado en una VDR debe ser realizada por personas.
Posibles ventajas de una VDR para el comprador:

Ahorro de tiempo (no hay que desplazarse)

Comodidad (el estudio del material en la sala de datos puede hacerse en el propio tiempo)

Condiciones equitativas (todos los compradores tienen la misma información)

Lectura de documentos en línea

Posibles ventajas de una VDR para el vendedor:

Ahorro de costes (sólo hay que configurarlo una vez, no hay disponibilidad física)

Facilidad de configuración (el acceso a los documentos puede regularse por comprador)

Transparencia (se puede rastrear la actividad de los compradores individuales)

Proceso paralelo (más compradores visitan la sala de datos simultáneamente)

Seguridad (si el sistema está correctamente configurado)

Por supuesto, también hay posibles problemas o desventajas de las VDR:

Riesgo de seguridad (si los sistemas fallan o son pirateados)

La velocidad del sistema puede ser baja

Cumplimiento legal

La información no digital es difícil de mostrar o necesita ser escaneada primero

¿Quiénes son los proveedores de VDR?

Existe un gran número de VDR en el mercado y todos ofrecen diferentes soluciones en torno a la sala de datos virtual. Algunos proveedores de salas de datos virtuales son:

iDeals

Caplinked

Ethosdata

Intralinks

Sitio de datos de Merrill

Abobe VDR

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada proveedor?

Todas las VDR tienen ventajas y sus puntos fuertes y débiles específicos. Algunas son adecuadas para operaciones muy grandes y complejas. Sin embargo, esto suele significar también que estas VDR tienen un precio más elevado. No siempre se requiere una funcionalidad muy específica para cada proyecto de fusiones y adquisiciones. En este artículo no queremos profundizar en cada proveedor específico de VDR y su oferta, ya que esto probablemente formaría parte de un estudio más extenso que podemos publicar en una etapa posterior.

¿Qué proveedor prefieres y qué ventajas ves?

¿Le interesaría un estudio detallado y una visión general de los proveedores de VDR en el mercado?

Precios de los diferentes proveedores de salas de datos virtuales (VDR)

En cuanto a los precios, hay VDRs que cobran una cantidad fija combinada con tarifas por usos. Otras VDR que vemos cobran sólo por el número de páginas que se añaden en su sistema de VDR. Hay que pensar en varios (decenas de) céntimos por página utilizada en la VDR. En este momento sigue siendo un mercado en el que las VDR tratan de ganar cuota de mercado y quieren convertirse en el proveedor preferido. ¿Cuál es su experiencia con los precios de las VDR?

¿Qué es importante para organizar un proceso eficiente de RD (sala de datos)?

Las VDR normalmente sólo proporcionan una infraestructura técnica. La estructuración de los datos y la gestión del proceso de un proyecto de Due Diligence es una historia completamente diferente. Si se trata de la venta de una empresa de tamaño considerable en la que hay que presentar un gran número de documentos a los posibles compradores, es importante estructurarlo de manera eficiente.

Lo importante es pensar de antemano en un enfoque estructurado. Hay que determinar las diferentes secciones de datos empresariales que se quieren utilizar en la sala de datos antes de empezar a poblar el entorno técnico. Tenemos personas que sólo gestionan los procesos de data room a diario. Para obtener información sobre cómo estructurar un proceso de sala de datos, no dude en ponerse en contacto con nosotros. ¿Qué crees que es importante para organizar un buen proceso de data room?

¿Cuáles son los fallos habituales en los procesos de VDR (sala de datos)?

Hemos visto muchos procesos de salas de datos diferentes en los que teníamos serias dudas. Los ejemplos van desde el uso de un entorno propio, no seguro, hasta la falta de gestión y liderazgo. Durante una transacción de 250 millones de euros, vimos que una empresa utilizaba un entorno virtual propio que no tenía una estructura real y no era seguro. Todos los documentos podían descargarse sin seguridad y la estructura de la sala de datos era inexistente. Además, la sala de datos no estaba poblada antes del inicio del proyecto y se seguían añadiendo nuevos documentos durante el proceso, lo que lo convertía en un proyecto ineficiente.

A veces también vemos que las empresas responsabilizan a una secretaria de la gestión de la sala de datos. Aunque esto no tiene por qué ser malo, es importante que el responsable del proyecto de data room (Due Diligence) tenga experiencia en la gestión de una sala de datos. Ahorrar en recursos para una sala de datos puede ser una opción cara al final si el proyecto fracasa o se retrasa. Si un comprador serio y cualificado abandona el proceso debido a la baja calidad del proceso de data room, la pérdida podría ser mayor que el ahorro de costes conseguido.

¿Ha visto algún fallo o diversión en el proceso de una sala de datos que quiera explicar?

El futuro de los VDR

Hay bastantes novedades en el ámbito de las VDR. El sector está todavía en pleno desarrollo. Esperamos que las VDRs amplíen su funcionalidad y se centren en un nicho de mercado. Pueden ser soluciones más pequeñas y sencillas a un precio más bajo (a veces vemos que los asesores utilizan Dropbox como ejemplo). Esperamos que los actores más grandes se centren en soluciones más amplias y con más funcionalidades que tengan un precio más elevado. ¿Qué novedades ve? ¿Hacia dónde cree que se dirige el mercado? Háganos saber su opinión a continuación.